סוגיית תיעוד דיונים בפרוטוקול עמדה במוקד תלונות רבות שהוגשו לנציבות תלונות הציבור על שופטים מיום היווסדה. לאור זאת, נציב תלונות הציבור על שופטים, השופט בדימוס אשר קולה, פרסם חוות דעת בנושא "היבטים בניהול פרוטוקול". בין היתר, חוות הדעת מבהירה, כי מוטב למעט בפרקטיקה של קיום דיונים "מחוץ לפרוטוקול" על מנת למנוע מצב של חלל ראייתי, שעלול לפגוע ביכולת לברר בדיעבד מה התרחש בדיון וגם על מנת להגביר את השקיפות ואת אמון הציבור.
חוות הדעת סוקרת את התלונות שהוגשו לנציבות בנושא ניהול פרוטוקול בשנים האחרונות ומוצגות בה החלטות בנושא מהשנה החולפת.
חוות הדעת מתייחסת לשאלות כגון האם מותר לקיים דיון 'מחוץ לפרוטוקול', האם די בהסכמת הצדדים לניהול דיון כזה, מה חייב בית המשפט לתעד גם כאשר הדיון מוקלט וכיצד מתקנים פרוטוקול.
בנוסף, חוות הדעת עוסקת בניהול הפרוטוקול בערכאות שונות ובשלבי הדיון השונים, לרבות דיוניים מקדמיים, הצעות פשרה ושלב שמיעת הראיות.
דגש מיוחד ניתן כאמור לפרקטיקה של קיום דיונים "מחוץ לפרוטוקול": הנציב קולה מבהיר כי מוטב למעט בשימוש בפרקטיקה זו, כדי להבטיח שההתנהלות הדיונית תשוקף באופן מלא ומהימן.
עוד נקבע כי אם מתקבלת החלטה לקיים דיון "מחוץ לפרוטוקול", יש לתעד בפרוטוקול עצמו את ההחלטה, הסכמת הצדדים ואת חילופי הדברים שקדמו לה. בנוסף, מובהר כי "מחוץ לפרוטוקול" אין פירושו מחוץ לאולם בית המשפט או ללא תיעוד כלל – אלא לכל היותר הקלה באופן הרישום, כאשר החוק עדיין מחייב לתעד את עיקרי הדברים שנאמרו.
חוות הדעת מזכירה גם החלטות נוספות של הנציב ובהן החובה לתעד, גם במסגרת דיונים מוקלטים, את הסברי בית המשפט לצדדים ביחס להצעות פשרה או להוצאות אפשריות – וכן את הדרישה כי קיום דיון 'מחוץ לפרוטוקול' ייעשה רק לאחר קבלת הסכמה מדעת של הצדדים.
