ליקויים מהותיים בהתנהלות עיריית תל אביב יפו בנושא קשרי חוץ: דוח של מבקרת הפנים בעירייה, אורית שבתאי פרנק, חושף בעיות ומקרים של סטייה חמורה בנהלי המחלקה שאמורה לטפח את קשרי החוץ של העירייה עם גורמים בחו"ל, בהם ערים תאומות.
המבקרת פרנק הקדישה לנושא קשרי חוץ פרק שלם בדוח הביקורת שלה לשנת 2023. מבדיקתה עולה כי 77 אחוז מיעדי המחלקה כפי שהוגדרו – לא בוצעו או בוצעו באופן חלקי.
"בניגוד למפרטי המשרות במחלקה, נושא גיוס ההשקעות אינו מטופל במחלקה ואף לא קיים מנגנון עירוני מוסדר לטיפול בפניות גופים עסקיים לשיתופי פעולה ואיתור השקעות", כותבת המבקרת בדוח ומוסיפה: "תוכניות העבודה העירוניות של המחלקה, אינן מתבססות על תוכנית אסטרטגית כוללת לנושא קשרים בינלאומיים מבוססת מיפוי צרכים מקומיים ותועלות בזירה העולמית, ועל כן, המשימות שהוגדרו לא בהכרח עומדות בהלימה עם המטרות והחזון העירוניים".
עוד נכתב: "לא קיים תכנון נסיעות לכנסים או אירועים שנתיים המפורסמים וידועים מראש, בהתאמה לתקציב ולצרכים העירוניים שמופו ולקשרים שתועדפו".
נושא מעניין במיוחד שאותו בדקה המבקרת הוא עניין הטיסות לחו"ל, מה שנחשב ברשויות המקומיות ל"צ'ופר": עובד מקבל אפשרות לבלות מספר ימים בחו"ל במימון מלא, וזוכה לנפוש קצת הרחק מהשגרה במערכת העירונית. מהדוח עולה, כי בעירייה אין נהלים מסודרים מי זכאי לצ'ופר הזה, באיזו נסיעה יהיה מוצדק לאשר לו מימון, ואפילו קיימים סימני שאלה בעניין ההיעדרות מהעבודה השוטפת, שכן לא נמצאו דוחות רלוונטיים כאלה במקרים שנבדקו.
מסקירת דיווחי המחלקה על ביצוע היעדים בין השנים 2018-2021 נמצא כי 23 אחוז בלבד מהיעדים בוצעו במלואם, בעוד שהשאר לא בוצעו כלל או בוצעו באופן חלקי. המבקרת כותבת כי ביצוע "נמוך" זה עלול להעיד על פגמים בניהול המשימות ובקרה על ביצוען.
זאת ועוד, נכתב בדוח כי המידע הקיים בפורטל העירוני של המחלקה אינו מעודכן ביחס לשלוש השנים האחרונות. בנוסף, בדוח מצוין כי תיוג המסמכים בפורטל לוקה בחסר ואינו מאפשר שליפת מידע איכותית ויעילה.
בניגוד למפרטי המשרות במחלקה, נושא גיוס ההשקעות אינו מטופל במחלקה ואף לא קיים מנגנון עירוני מוסדר לטיפול בפניות גופים עסקיים לשיתופי פעולה ואיתור השקעות.
מהדוח עולה כי בפועל, שימוש בתקציב הנסיעות נעשה במהלך השנה באופן רנדומלי, על סמך בחינת בקשות שמוגשות "אד הוק", והתקציב הפנוי שנותר באותה נקודת זמן, ללא תעדוף מושכל מבעוד מועד. המבקרת מציינת בהקשר זה, כי בחלק מהנסיעות שנדגמו היו חסרים טופסי בקשה מלאים כנדרש, ובטופסי הבקשה שהועברו לביקורת נמצאו ליקויים וסטיות מהאמור בהוראות. למשל: היעדר פירוט אומדנים ועלויות, ימי היעדרות בתשלום, חתימות חסרות, והיעדר דרישה לצירוף אסמכתאות ללוח הזמנים.
הביקורת גם העירה על לקוניות המלל שנכתב בנוגע ל"תועלת הנסיעה", ועל "היעדר תיעוד פורמלי לנימוקים בגינם הוחלט לאשר את הנסיעה וחשיבותה".
ראש העירייה רון חולדאי הגיב בכלליות על הדוח ולא התייחס ספציפית להערות על אישור טיסות העובדים או ביצועיה החלשים של המחלקה. "אנו נדרשים להתאים את תפישת הקשרים הבינלאומיים למאפיינים החדשים של העת הזו, במציאות מורכבת ובעלת משמעויות רבות. לפיכך, יתבצע מהלך של חשיבה מחודשת על ידי כל הגורמים העירוניים הקשורים לנושא בראשות דובר העירייה ומנכ"לית עיר עולם ותיירות. עם גיבוש המדיניות, ייגזרו ממנה התחומים הבאים: ניהול המחלקה, נסיעות לחו"ל, משלחות אורחות ומשלחות נוער, ערים שותפות, פעילות מול שגרירויות ונציגויות זרות, ממשקים עם תאגיד עיר עולם ועוד", כתב ראש העירייה בתגובתו למבקרת.
