לקראת המעבר למשרד חדש קטן או גדול יותר, רצוי לשכור את שירותיו של מעצב פנים כדי שיסייע להנהלת העסק לתכנן כראוי את המשרד החדש. המטרה היא שיהיה זה משרד פונקציונלי אשר ישרת את הצרכים של כל עובדי המשרד. עם זאת גם לנראותו ולעיצובו של המשרד יש חלק חשוב בתדמית של העסק ולכן יוצרים שילוב של פונקציונליות ועיצוב במשרד החדש.
תכנון המשרד החדש
בשלב הראשון כדאי לראות משרדים שעוצבו על ידי מעצבי פנים שונים, לראות את סגנון העבודה שלהם, לקבל המלצות על מעצבי פנים שהם מוכשרים ונעים לעבוד איתם, כיוון שזה תהליך שנמשך בדרך כלל כמה חודשים וחשוב מאד שתהיה כימיה בין הצדדים וגם על העלויות של שירות זה.
עם מעצב הפנים שנבחר מקיימים ישיבת סיעור מוחות שבה מפרטים את הצרכים של המשרד הספציפי, כמו חמישה משרדים קטנים לחמישה עובדים שונים, או לחלופין מתחם של open space עבור כמות של עשרה עובדים. בנוסף לכך מדברים על חדרי הישיבות, אם יש צורך בחדר אחד גדול ולכמה משתתפים, או לחלופין שני חדרי ישיבות קטנים יותר וזאת על פי דפוסי ההתנהלות בעסק.
בכל משרד קיימים גם שטחים משותפים כמו המבואה, המטבח, פינת האוכל, המחסן והשירותים. לאחר קבלת כל המידע, מעצב הפנים מכין כמה סקיצות רעיוניות של נראותו של המשרד החדש. היתרון בהעסקת מעצב פנים הוא שמדובר באדם יצירתי בעל רעיונות מבריקים ופתרונות נפלאים והוא יודע איך לנצל את שטחו של המשרד בצורה המיטבית, כדי לנצל כל ס"מ וליצור משרד נעים ונוח שישרת את העובדים לאורך כל שעות העבודה שלהם.
בחירת הסקיצה המתאימה ביותר
בסיעור המוחות על הסקיצות השונות, נחשפים המנהלים ליתרונות ולחסרונות של כל אחת מהסקיצות. לעיתים הם אוהבים את המטבח לדוגמה בסקיצה אחת ואת נראותו של חדר המנכ"ל בסקיצה אחרת ולכן מעצב הפנים יוצר סקיצה חדשה, אשר בנויה מהרבדים הרצויים וכך נוצר משרד מושלם.
כל מעצב פנים עובד עם אנשי מקצוע בתחום הבינוי, עם יבואנים של ריצוף, פרקטים, כלים סניטריים, נגר עבור ארונות המטבח ועוד. בדרך זו נעשית רכישה של כל החומרים הנחוצים, חותמים על הסכם עם קבלן שמבצע את כל ההקמה של המשרד והכל קורה על פי ההנחיות המדויקות של מעצב הפנים ובפיקוח רציף שלו.
ריהוט משרדי למשרד החדש
לקראת סיומו של הפרויקט, מגיעים לשלב של רכישת הריהוט המשרדי. ברוב המקרים מעצב הפנים אשר עוסק בכך זמן רב, עובד עם עסקים אשר מייצרים או מייבאים ציוד זה. כך נחשפים להרבה מאד אופציות פונקציונליות המתאימים למשרדים הבודדים, או לחלופין לחללי העבודה המשותפים.
הקו המנחה הוא שיהיו אלו רהיטים בטיב מעולה שישרתו את העובדים לפרקי זמן ארוכים ויאפשרו להם עבודה קולחת ללא תקלות כמו כיסא משרדי שמתפרק, שולחן שאינו נוח כיוון שהוא צר, או כל תקלה אחרת.
מעצב הפנים מתאים את גודלו של הריהוט לגודלו של המרחב בכל נקודה, במבואה, בחדרים ובחדרי הישיבות. כמו כן מחליטים על הקו העיצובי של כל המשרד. אם המגמה היא לסגנון מודרני, אקלקטי, הייטקיסטי, או כל סגנון משולב אחר. בהתאם לסגנון מחליטים יחד על הגוונים שיהיו במשרד, צבעים כהים כמו חום או שחור אשר משרים תחושה של משרד אקסקלוסיבי ויוקרתי, או לחלופין משרד צעיר וצבעוני בגוונים אחרים.
נראותו של המשרד המוכן
בתום מלאכת השיפוץ ולאחר הניקיון, מתחילים עובדי הספקים להרכיב את הרהיטים השונים, השולחנות, הכיסאות של כל אחד מהעובדים, הדלפק הרחב במבואה, חדרי הישיבות הייחודיים, המטבח לרווחת העובדים והשירותים.
בזכות ההקפדה על כל פרט ופרט במהלך מיזם זה החל בשלב התוכניות דרך העבודה של הקבלן והספקים השונים ועד סיומו של הפרויקט, יוצרים את העובדה שהתוצאה המוגמרת היא מדהימה ביופייה וכל מי שנכנס למשרד נהנה לראות את המשרד המושקע והיפהפה.
